Pivotal Deweloper - CRM i system zarządzania dla firm deweloperskich i mobilne odbiory mieszkań
Pivotal Deweloper to specjalistyczny system CRM i BOM (Business Operations Management) dla firm deweloperskich, obsługujący pełen cykl inwestycji mieszkaniowej - od akwizycji gruntu przez sprzedaż lokali, obsługę posprzedażową, rozliczenia z klientem i przekazanie lokalu, aż po obsługę usterek z tytułu rękojmi. System jest wykorzystywany m.in. przez ATAL, Budlex, Cordia, Lokum Deweloper, Ronson, Spravia i Yareal - liderów polskiego rynku deweloperskiego. Jednym z wyróżników platformy jest moduł mobilnych odbiorów mieszkań, który eliminuje papierową dokumentację na budowie, skraca czas odbioru i automatycznie uruchamia zlecenia serwisowe dla zgłoszonych usterek.
Dla kogo jest Pivotal Deweloper?
System jest przeznaczony dla firm deweloperskich realizujących inwestycje mieszkaniowe - od deweloperów prowadzących jedną inwestycję po firmy zarządzające kilkoma projektami równolegle w różnych miastach. Z platformy korzystają dyrektorzy sprzedaży zarządzający zespołami handlowców i katalogami lokali, kierownicy projektów odpowiedzialni za budżety inwestycji i harmonogramy budów, pracownicy działu technicznego realizujący odbiory mieszkań oraz działy obsługi klienta prowadzące kontakty posprzedażowe.
Jakie problemy firm deweloperskich rozwiązuje Pivotal?
Chaos w zarządzaniu sprzedażą lokali – handlowcy pracują na osobnych arkuszach, e-mailach i notatkach. Firma nie ma spójnego widoku dostępności lokali, aktywnych rezerwacji i stanu zaawansowania każdej transakcji. Duplikaty rezerwacji i błędne ceny w ofertach to efekty braku centralnego systemu sprzedażowego.
Papierowe protokoły odbioru mieszkań – pracownik jedzie na budowę z wydrukowanymi formularzami. Odręczne notatki są przepisywane do systemu wieczorem, usterki trafiają do ekip serwisowych z kilkudniowym opóźnieniem, a papierowe protokoły giną w archiwach.
Brak kontroli nad usterkami i terminami gwarancyjnymi – firma nie wie, ile usterek zostało zgłoszonych, ile jest w trakcie realizacji i które zbliżają się do terminu ustawowego. Manager dowiaduje się o problemach, gdy klient eskaluje – nie z systemu.
Ręczna obsługa zmian lokatorskich – zmiany metrażu, standardu wykończenia i modyfikacje dokumentacji są obsługiwane przez e-mail i telefon. Dział prawny nie wie, które aneksy czekają na podpis, a handlowiec – jakie zmiany klient już zatwierdził.
Brak portalu dla klienta – nabywca dzwoni do biura obsługi z pytaniem o harmonogram płatności, status zgłoszenia i protokół odbioru. Każde takie pytanie angażuje pracownika i generuje koszt operacyjny.
Fragmentacja danych o inwestycji – budżet, harmonogram budowy, umowy z wykonawcami i dokumentacja administracyjna są zarządzane w osobnych narzędziach. Zarząd nie ma bieżącego widoku na rentowność projektu.
Platforma end-to-end
Pivotal Deweloper - znacznie więcej niż standardowy CRM
Standardowy CRM obsługuje kontakty z klientami. Pivotal Deweloper obsługuje proces deweloperski - od zakupu działki po akty przenoszące własność. Obejmuje zarządzanie projektami inwestycyjnymi z budżetowaniem i przetargami, sprzedaż lokali z integracją z portalami ogłoszeniowymi, mobilne odbiory mieszkań paperless, zmiany lokatorskie, monitoring płatności, usterki gwarancyjne i portal klienta eBOK - w jednej platformie bez konieczności integrowania odrębnych narzędzi.
Funkcje systemu Pivotal Deweloper - zarządzanie od projektu do odbioru
Pivotal Deweloper oferuje szeroką gamę funkcji zaprojektowanych z myślą o branży deweloperskiej.
Zarządzanie projektami inwestycyjnymi - budżet, przetargi, akwizycja gruntów
Moduł zarządzania projektami obsługuje pełen cykl przygotowania inwestycji: rejestr analizowanych działek z dokumentacją planistyczną i wynikami negocjacji z właścicielami, budżetowanie inwestycji z kontrolą odchyleń per kategoria kosztowa, procedury przetargowe z rejestrem ofert i decyzji zakupowych. Zarząd ma bieżący wgląd w pipeline akwizycyjny i rentowność każdego projektu w toku.
Sprzedaż mieszkań - CRM, generowanie ofert i publikacja na portalach
Katalog lokali jest centralnym źródłem danych o dostępności i cenach - automatycznie synchronizowanym z portalami ogłoszeniowymi i stroną WWW dewelopera. Zmiana statusu lokalu na „zarezerwowany" jest natychmiast widoczna na wszystkich kanałach. Umowy deweloperskie, aneksy i akty notarialne są generowane z szablonów zasilanych danymi z systemu - bez ręcznego przepisywania
Zarządzanie firmą - raporty, dashboardy i integracja z systemami FK
Integracja z systemami FK pozwala na automatyczne przesyłanie harmonogramów płatności i faktur bez ręcznego przepisywania między systemami. Call center zintegrowane z systemem zapewnia handlowcowi historię kontaktów z klientem przy każdym połączeniu przychodzącym.
Obsługa klientów i umów - zmiany lokatorskie, usterki, monitoring płatności
Zmiany lokatorskie - od zgłoszenia klienta przez wycenę i akceptację po dokumentację wykonawczą - są obsługiwane w systemie z pełną historią każdej zmiany powiązaną z umową i lokalem. Monitoring płatności z automatycznymi alertami eliminuje ręczne śledzenie harmonogramów. Usterki zgłoszone w systemie trafiają automatycznie do odpowiedzialnych ekip serwisowych bez pośrednictwa biura obsługi.
Mobilne odbiory mieszkań paperless
Odbiór mieszkania od dewelopera to jeden z krytycznych momentów w relacji z nabywcą - i jeden z najbardziej problematycznych procesów operacyjnych dla firmy deweloperskiej, jeśli jest prowadzony w modelu papierowym. Pivotal Deweloper obsługuje mobilne odbiory mieszkań w pełni cyfrowo:
Pracownik działu technicznego realizuje odbiór na tablecie - formularz protokołu jest zasilony danymi lokalu i klienta z systemu. Usterki są fotografowane i opisywane bezpośrednio na tablecie, bez odręcznych notatek. Akceptacja warunków przekazania lokalu przez klienta jest rejestrowana w systemie. Po zakończeniu odbioru system automatycznie generuje protokół PDF wysyłany klientowi e-mailem, tworzy zgłoszenia serwisowe dla każdej stwierdzonej usterki i aktualizuje status lokalu.
Ekipa serwisowa otrzymuje zlecenie usunięcia usterki natychmiast po zakończeniu odbioru - czas od rejestracji usterki do uruchomienia zlecenia skraca się z kilku dni do minut. Manager inwestycji widzi na bieżąco postęp odbiorów i status wszystkich zgłoszeń bez raportów z budowy.
Najważniejsze korzyści Pivotal Deweloper dla Twojej firmy
Pivotal Deweloper zwiększa jakość i sprawność zarządzania kluczowymi procesami biznesowymi firmy deweloperskiej, generując wymierne korzyści.
Automatyzacja powtarzalnych czynności
Automatyzacja obejmuje synchronizację katalogu lokali z portalami ogłoszeniowymi, generowanie dokumentów sprzedażowych, wysyłanie przypomnień o ratach do nabywców i tworzenie zleceń serwisowych po odbiorach - wszystko bez ręcznych interwencji pracowników.
Większa skuteczność sprzedaży
Handlowiec ma w systemie pełny obraz każdego potencjalnego nabywcy - historię kontaktów, oglądane lokale, etap procesu decyzyjnego. Lejek sprzedażowy z widokiem pipeline pozwala managerowi identyfikować sprawy wymagające interwencji zanim klient zrezygnuje.
Mobilne odbiory mieszkań
Pivotal Deweloper umożliwia prowadzenie mobilnych odbiorów mieszkań, przyspieszając proces przekazania nieruchomości i zmniejszając związane z nim koszty. Proces odbioru jest realizowany paperless - bez papierowych protokołów i ręcznego przepisywania danych.
Wyższy standard obsługi klienta
Portal klienta eBOK umożliwia nabywcy samodzielne sprawdzanie stanu płatności, statusów zgłoszeń i pobranie dokumentów - bez konieczności kontaktu z biurem obsługi.
Wszystkie dane w jednym miejscu
Pivotal Deweloper centralizuje dane klientów, dokumenty sprzedażowe, harmonogramy płatności, zgłoszenia serwisowe i informacje o inwestycjach w jednym systemie. Dzięki temu pracownicy nie muszą przełączać się między wieloma narzędziami, a wszystkie działy pracują na tych samych, aktualnych danych.
Zgodność z przepisami
Pivotal Deweloper a nowelizacje ustawy deweloperskiej – zgodność i obsługa
Ustawa deweloperska i jej nowelizacje nakładają na deweloperów konkretne obowiązki: prowadzenie rachunków powierniczych, sporządzanie prospektów informacyjnych, określone terminy usunięcia wad przy odbiorze i rękojmi. Pivotal Deweloper obsługuje te wymogi jako wbudowane funkcje:
Prospekt informacyjny
Jest generowany z szablonu zasilanego danymi inwestycji z systemu, zgodnego z wymogami formalnymi.
Protokół odbioru
Generowany przez moduł mobilny spełnia wymogi formalne ustawy deweloperskiej.
Terminy usunięcia wad
System monitoruje terminy ustawowe do usunięcia wad zgłoszonych przy odbiorze i w trakcie rękojmi.
Deweloperski Fundusz Gwarancyjny
Dokumentacja wpłat i rozliczeń jest obsługiwana w module finansowym systemu.
Raportowanie historii zmian cen
System obsługuje raportowanie historii zmian cen do portalu Ministerstwa Cyfryzacji dane.gov.pl.
Wdrożenie
Pivotal Deweloper w praktyce – Lokum Deweloper
Lokum Deweloper wykorzystuje Pivotal Deweloper do obsługi sprzedaży, mobilnych odbiorów mieszkań oraz posprzedażowej obsługi nabywców.
System wspiera zarządzanie umowami i płatnościami, obsługę zmian lokatorskich oraz komunikację z klientem po zakupie mieszkania. Dzięki temu kolejne etapy obsługi nabywcy są prowadzone w ramach jednego środowiska.
Sprzedaż, odbiory mieszkań i obsługa posprzedażowa w jednym systemie.
Wdrożenie
Pivotal Deweloper w praktyce – ATAL
ATAL wykorzystuje Pivotal Deweloper do zarządzania procesami sprzedażowymi i posprzedażowymi związanymi z obsługą klientów oraz inwestycji mieszkaniowych.
System pozwala prowadzić kolejne etapy relacji z nabywcą w jednym środowisku – od procesu sprzedaży po obsługę klienta po zawarciu umowy.
Ciągłość obsługi klienta od sprzedaży po etap posprzedażowy.
Najczęściej zadawane pytania o Pivotal Deweloper
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z naszym ekspertem!
Piotr Kłoda
Business Development Manager
