Rozwiązanie dla Windykacji

Odkryj skuteczne narzędzie
do monitorowania i ściągania należności

Niemal każda firma spotkała się z sytuacją nieterminowego regulowania zobowiązań. Uiszczanie opłat w ostatniej chwili lub z kilkudniowym opóźnieniem jest wśród klientów zjawiskiem powszechnym. Dla organizacji obsługującej setki lub tysiące spóźnionych opłat zjawisko to może stanowić poważny problem. Opóźnienia w realizacji płatności wpływają na pogorszenie wskaźników finansowych płynności i rotacji. Stawiają także pod znakiem zapytania rzeczywisty wypracowany zysk przedsiębiorstwa.

Informacje ogólne

Wdrożenie dedykowanych narzędzi informatycznych najwyższej klasy przeznaczonych do wspierania procesów monitoringu i windykacji takich jak Pivotal CRM dla Windykacji otwiera nowe możliwości realizacji dotychczasowych procesów biznesowych. Tym samym zadania, które do tej pory musiały być wykonywanie ręcznie są często w pełni lub częściowo zautomatyzowane, papierowe dokumenty zastępowane są elektronicznymi, a komunikacja prowadzona dotychczas wewnątrz organizacji za pośrednictwem telefonu i poczty papierowej lub elektronicznej zastępowana jest przez zadania kontrolowane przez zdefiniowane przebiegi prac oraz alerty. Niektóre banki i instytucje windykacyjne wprowadzają nawet głębsze zmiany takie jak centralizacja funkcji i modyfikacja struktury organizacyjnej.

Podstawowe funkcjonalności Systemu Pivotal CRM dla windykacji przedstawia poniższy schemat:

Narzędzia i funkcje

Moduł CRM dla Windykacji zawiera następujące narzędzia i funkcje:

li-square   Profile i informacje opisujące dłużników;
li-square   Relacje w otoczeniu klienta;
li-square   Reguły komunikacji i kontaktów z dłużnikami i pracownikami;
li-square   Reguły i rodzaje aktywności dla poszczególnych ról (pracownik oddziału, agent, przedstawiciel finansowy, kierownik, dyrektor);
li-square   Poprawa komunikacji między zespołami windykacyjnymi;
li-square   Organizacja obszarów windykacji;
li-square   Powiązane aktywności, automatyczne procesy (workflow);
li-square   Etapy i czas realizacji dyspozycji;
li-square   Reguły alertów;
li-square   Szablony korespondencji ad hoc i masowej;
li-square   Automatyczne sporządzanie pism;
li-square   Standardowe komponenty pulpitu użytkownika;
li-square   Szybkie wyszukiwanie informacji;
li-square   Standardowe zapytania i raporty;
li-square   Użytkownicy systemu i ich uprawnienia;
li-square   Słowniki i klasyfikatory;
li-square   Rozliczenia wydatków windykacji;
li-square   Korzystanie z dedykowanych serwisów i aplikacji internetowych;
li-square   Integracja z pocztą elektroniczną;
li-square   Integracja z centralą telefoniczną – Contact Center;
li-square   Integracja z systemami Back Office.

Procesy

Pivotal CRM obsługuje procesy windykacyjne jeszcze przed powstaniem należności, aż do jej spłacenia lub przekazania firmie zewnętrznej.

Monitoring – pracownicy działu windykacji, na bieżąco sprawdzają standing finansowy klienta oraz aktualizują wiedzę o kliencie np. aktualizacja wycen zabezpieczeń, wysyłanie przypomnień o zbliżających się terminach spłat, analiza wpływu czynników rynkowych na sytuację kredytową klienta, monitorowanie parametrów zdefiniowanych przez użytkowników.

Przeterminowanie automatyczne uruchomienie procedury windykacyjnej według zdefiniowanego szablonu ścieżki windykacyjnej w momencie pojawienia się opóźnień w spłatach pożyczek oraz przeterminowaniu debetów. Automatyczne przekazywanie spraw do Contact Center, firmy windykacyjnej lub Działu Korespondencji Masowej po wejściu na odpowiedni status sprawy. Jeśli to konieczne, nadzorowane mogą być również działania windykacyjne pracowników w terenie lub na Punktach Kasowych.

Windykacja przedsądowaautomatyczne wygenerowanie pism z wypowiedzeniem umowy i nadzorowanie procesu przekazania dokumentacji dłużnika z oddziału do Działu Windykacji. Tworzenie planów windykacyjnych, nadzorowanie ich terminowej realizacji oraz rejestracja kosztów windykacji. Rejestracja historii kontaktów z dłużnikiem oraz wsparcie dla windykacji terenowej. Obsługa ugód i zabezpieczeń. Moduł obsługujący komunikację z zewnętrznymi firmami windykacyjnymi.

Windykacja sądowapozwala na wspomaganie czynności windykacyjnych na etapie spraw sądowych. Automatycznie kwalifikuje dłużników do wykluczenia ze spółdzielni lub generuje pozwy. Obsługa pracy windykatorów terenowych związanych z pozwem. Monitorowanie pracy zewnętrznych kancelarii prawnych i etapów pozwu oraz monitorowanie kosztów powstających na etapie sądowym.

Windykacja egzekucyjnanadzorowanie egzekucji komorniczej oraz kosztów z nią związanych. Możliwość przygotowywania różnorodnych zestawień. Monitorowanie wpłat od komorników oraz badanie efektywności postępowań komorników. Obsługa ugód i monitoring harmonogramów spłat. Windykacja zabezpieczeń, monitoring licytacji. Wspomaganie procesu sprzedaży przejętych w posiadanie zabezpieczeń. Moduł obsługujący komunikację z zewnętrznymi firmami windykacyjnymi.

 

Pełny obraz dłużnika

System zapewnia dostęp do wszystkich informacji na temat prowadzonych działań i stanu spraw windykacyjnych z poziomu formularza klienta.
Użytkownik w jednym miejscu ma dostęp do wszystkich informacji o powiązaniach klienta z innymi podmiotami i zależności występujących w tych powiązaniach na sprawach windykacyjnych.
Ekran widoku 360 klienta pozwala na przejście do szczegółów sprawy windykacyjnej klienta. Na formularzu sprawy użytkownik widzi wszystkie działania, koszty związane z windykacją w ramach sprawy oraz informacje dotyczące zabezpieczeń powiązanych z daną sprawą. W systemie w prosty sposób można także dodawać i podglądać dokumenty i załączniki do sprawy, przeglądać dane związane z płatnościami i zadłużeniem, tworzyć powiązania pomiędzy uczestnikami sprawy.

Monitoring i raportowanie

Platforma Pivotal CRM a co za tym idzie i system Pivotal Windykacja umożliwiają wykonywanie własnych zapytań i raportów. Zapytania mogą być wystarczającym mechanizmem raportowania, gdy interesuje użytkownika jedynie wyciągnięcie z systemu listy danych, prostego zestawienia lub w celu wyeksportowania danych do pliku. Utworzone zapytania mogą być zapisane, jako szablon raportu. W systemie dostępne są zarówno zapytania systemowe (definiowane i udostępniane przez administratora) jak i własne (budowane przez użytkowników). Użytkownik może umieścić na swoim pulpicie pracy ważne dla niego wykresy oraz raporty.

Platforma Pivotal wyposażona jest w wyspecjalizowane oprogramowanie do generowania i modyfikacji tworzenia raportów – Crystal Reports. Za jego pomocą można przygotowywać raporty gotowe od razu do drukowania oraz możliwe jest eksportowanie ich wyników do popularnych formatów takich jak: MS Word, MS Excel, PDF, HTML, TXT.

W prosty sposób dla wybranych użytkowników dostępne są raporty np. z kosztów windykacyjnych. Kadra zarządzająca ma na bieżąco pełen przegląd procesów z sygnalizacją odchyleń od przyjętych standardów postępowania i oczekiwanej, zakładanej skuteczności działań.

Dodatkowo aplikacja CRM dla Windykacji umożliwia bieżące kontrolowanie stanu prawnego i faktycznego zabezpieczeń udzielonych kredytów i poręczeń (np. jeśli udzielony przez instytucje kredyt jest zabezpieczony zastawem rejestrowym na samochodzie dłużnika, należy kontrolować czy pojazd jest rzeczywiście w dyspozycji dłużnika i jaki jest jego faktyczny stan). Obserwacja i uaktualnianie danych o sytuacji klienta pomaga podejmować trafne i korzystne decyzje.

Korzyści

Do najważniejszych korzyści płynących z wykorzystania dedykowanych systemów wspierających działania windykacyjne należą:

li-square  Prezentacja całościowego poglądu na sytuację klienta – prezentacja całościowa danych o sytuacji klienta (produkty klienta, łączne zaangażowanie, zabezpieczenia, powiązania klienta, historia kontaktów i spłat itp.). Interfejs użytkownika dostosowany do potrzeb windykatorów z większością najpotrzebniejszych danych o ich kliencie i sprawie na jednym ekranie. Funkcjonalność systemu pozwala na rejestrację obietnic spłaty, notatek, kontaktów z klientem, alertów. Obsługa obietnic spłaty klienta pozwala określić harmonogram spłat zaległości i automatycznie sprawdzić wywiązywania się klienta z obietnicy lub wejście na ścieżkę złamanej obietnicy.

li-square  Prezentacja całościowego poglądu na proces windykacyjny – centralny system zarządzania procesem windykacji obsługującym różne produkty bankowe / różne etapy procesu zarządzania wierzytelnościami trudnymi / różne strategie postępowania.

li-square  Automatyzacja czynności – wbudowany silnik decyzyjny służący do przetwarzania reguł decyzyjnych i wyboru określonego sposobu postępowania. Wbudowane narzędzia wspomagające parametryzację, pozwalające na elastyczne konfigurowanie strategii i drzew decyzyjnych do wyboru strategii.

li-square  Automatyzacja agendy działań – możliwość definiowania różnych strategii postępowania dla poszczególnych spraw wybieranych przez silnik decyzyjny na podstawie zdefiniowanych reguł decyzyjnych i kart scoringowych. Agenda może zawierać akcje automatyczne (sms, email, list, telefon) oraz operacje do wykonania przez operatora.

li-square  Elektroniczne archiwum dokumentów – dodatkowe narzędzia związane z ewidencjonowaniem dokumentów powiązanych ze sprawą oraz procesem odzysku wierzytelności (skanowanie i archiwizowanie dokumentów).

li-square  Możliwość definiowania i zarządzanie przepływami prac – możliwość definiowania procesów biznesowych związanych z zarządzaniem wierzytelnościami trudnymi. Tak zdefiniowane procesy są monitorowane i kontrolowane przez wbudowany silnik zarządzania przepływem prac.

li-square  Możliwość zarządzania szablonami dokumentów – wbudowane narzędzia do definiowania i zarządzania szablonami listów, e-maili oraz sms’ów pozwalające na określenie statycznych tekstów oraz elementów graficznych a także wskazanie źródeł danych dla pól wypełnianych dynamicznie.

li-square  Raportowanie strategiczne i operacyjne – wbudowane narzędzia do raportowania (raporty predefiniowane oraz ad-hoc) pozwalające na prezentację wyników w formie graficznej i/lub raportów dynamicznych.

li-square  Wbudowany ETL (ang. Extract, Transform, Load – Pozyskanie, Transformacja i Ładowanie danych) oraz predefiniowana baza danych ze zdefiniowanym modelem danych dostosowanym do potrzeb informacyjnych Platformy i użytkowników.

li-square  Wbudowane mechanizmy integracji z systemami produktowymi, Call Center oraz systemami zewnętrznymi – zdefiniowane interfejsy zapewniające zasilanie platformy w dane o produktach, współpracę z systemami typu call center oraz archiwum dokumentów elektronicznych, z systemami zewnętrznych firm windykacyjnych, z e-sądem oraz kancelariami sądowymi.

li-square  Zapewnienie bezpieczeństwa – zarządzanie dostępem użytkowników do danych i do funkcji, ścieżka audytowa wykonywanych działań.