Prowadzenie rejestrów i rejestrowanie komunikacji zgodnie z MiFID

14 czerwca 2017

Kolejnym obszarem objętym zmianami w ramach MiFID2 jest wymaganie dotyczące prowadzenia szczegółowych rejestrów związanych z tworzeniem i sprzedażą danego produktu, w tym szczegółowy rejestr komunikacji z Klientem.

Rejestrowanie komunikacji

W celu ochrony Klienta, wsparcia jego ewentualnych roszczeń Unia Europejska definiuje wymogi dotyczące rejestracji komunikacji. Rejestracja ta pozwala na większą kontrolę pracowników i komunikatów, które kierują oni do Klienta. Ważne jest, że rejestracja ta jest wymagana jedynie w przypadku firm dystrybuujących obcymi funduszami lub zarządzających na zlecenie Klienta jego portfelem inwestycyjnym.W celu ochrony Klienta, wsparcia jego ewentualnych roszczeń Unia Europejska definiuje wymogi dotyczące rejestracji komunikacji. Rejestracja ta pozwala na większą kontrolę pracowników i komunikatów, które kierują oni do Klienta. Ważne jest, że rejestracja ta jest wymagana jedynie w przypadku firm dystrybuujących obcymi funduszami lub zarządzających na zlecenie Klienta jego portfelem inwestycyjnym.

Rejestracją objęte są „wszystkie usługi, działalność i transakcje zawierane przez firmę” – niezależnie od trybu komunikacji. Należy rejestrować wszystkie rozmowy z udziałem przedstawiciela firmy w ramach zawierania transakcji na własny rachunek lub zamiaru zawierania transakcji na własny rachunek. Oznacza to konieczność archiwizacji komunikacji mailowej i nagrań rozmów telefonicznych. Dla relacji bezpośredniej np. spotkania oznacza to konieczność stworzenia pisemnego protokołu lub notatki ze spotkania, która zawiera minimalny zakres informacji w tym np. określenie inicjatora spotkania oraz przekazane Klientowi „właściwe informacje o transakcji”.

Dodatkowo niezbędne jest:

  • Poinformowanie Klienta (przed świadczeniem usługi) o fakcie rejestrowania komunikacji i o tym, że jest ona dostępna na żądanie przez okres minimum 5 lat
  • Udostępnienie klientowi zarejestrowanej komunikacji na jego żądanie i związana z tym konieczność rejestracji na środkach i w sposób umożliwiających klientom łatwy dostęp do nagrania
  • Ustalenie wewnętrznych mechanizmów i procesu monitoringu nagrań, w celu weryfikacji zgodności z regulacjami

Wymóg rejestracji komunikacji dotyczy również komunikacji wewnętrznej dotyczącej danego Klienta i produktu (np. rozmowa Doradcy z przełożonym w sprawie obniżenia Klientowi marży).

Rejestrowanie komunikacji

System ułatwia prowadzenie rejestrów dokumentów porządkując ich strukturę, umożliwiając dostęp i edycję tylko wybranym osobom. Na wypadek kontroli ze strony regulatorów umożliwiony jest szybki dostęp do wymaganych dokumentów i informacji.

Rejestrowanie komunikacji w sposób ewidentny wymaga wsparcia systemowego. Platforma Pivotal z racji długiego doświadczenia m.in. w systemach Call Center dysponuje szeregiem rozwiązań ułatwiających tą rejestrację. Należą do nich mechanizmy nagrywania rozmów, tworzenia notatek i ich archiwizacji umożliwiające szybki do nich dostęp. Czynności wykonywane na widoku Klienta lub w jego kontekście są w sposób intuicyjny zapisywane w jego historii. Co ważne ze względu na poziom uprawnień uniemożliwione jest kasowanie nagrań i notatek, co znacznie ułatwia kontrolę działań pracowników i zmniejsza ryzyko operacyjne działalności.

Prowadzenie rejestrów i rejestrowanie komunikacji zgodnie z MiFID